Бизнес консултиране

Основен елемент на работата на мениджърите е да вземат решения как да постигнат целите и да реализират на практика взетите решения. Както знаем всеки проблем може да бъде решен по много и различни начини. Същото важи и за постигането на целите.

Тогава как по-лесно и по-обосновано ръководителите да правят избора си и да намалят риска от погрешни решения?

Предлагаме ви следния прагматичен подход:

Преди да разгледаме отделните стъпки е необходимо да направим уточнението, че оценката на ефективността се основава на сравнението на действителните нива на изпълнение с предварително определените целеви стойности. Най-общо това означава, че сме ефективни, когато взетите от нас решения и реализирането им води до постигане на желания резултат, който предварително сме определили.

Стъпка 1 Определяне на резултата

За поставяне на цели и необходимостта от измеримост на целите сме говорили много. Ключовият момент в стъпка едно е да определите измерими резултати, които искате да постигнете, за да можете след анализа и по-късно след реализацията на взетите решения, да съотнесете вероятните и постигнати ефекти към желаните от вас.

Стъпка 2 Откриване на алтернативи

Поради липсата на време много от ръководителите се фокусират върху първият възможен сценарий за решаване на даден проблем, който им дойде на ум. Често обаче най-очевидният подход не е най-ефективния. Затова си струва да помислите поне за още един-два сценария, чрез които е възможно да се постигне желания резултат.

Стъпка 3 Определяне на разходите

Всеки различен сценарий за постигане на желания резултат предполага различни действия и различна необходимост от ресурси. На този етап трябва да се направи възможно най-пълна оценка на стойността на ресурсите, които са ви необходими за конкретния сценарий. Една от най-честите грешки на този етап е, че голяма част от разходи остават скрити и не се отразяват в цената за постигане на желания резултат. За да се избегне тази грешка е необходимо да се помисли освен за преките разходи, които се виждат на пръв поглед и за косвените, които могат значително да променят сумата необходима за постигане на резултата.

Стъпка 4 Определяне на ефектите

Трябва да се има предвид, че различните подходи за постигане на един и същи резултат, задължително дават отражение върху ефектите, които се получават след реализацията им. Често и при трите сценария се постига желания резултат. Разликата може да бъде или в степента на съответствие с предварително определените измерители на успех или в генерирането на допълнителни ефекти, които не са били предвидени в началото.

За да стане по-ясно, нека разгледаме следният пример:

Искате да подобрите отношението на служителите към работата им. За да бъде резултатът измерим добре е да формулирате по-конкретно целта например: След три месеца, 70% от служителите да отговарят положително на въпроса дали харесват работата си. Сега имате ясна и измерима цел и трябва да помислите чрез какви сценарии можете да я постигнете.

Оформяте три алтернативни сценария:

    Да разговаряте с всеки от ръководителите на отдели и да им „сведете” задачата и след 3 месеца да направите писмена анкета между служителите и да проверите дали имате 70% положителни отговори.
    Да съберете нарочен екип от служители във фирмата и заедно да развиете вътрешен проект за постигане на желаната промяна в отношението на служителите към работата им и да определите ръководител на проекта, който да бъде отговорен за планирането и изпълнението на проекта.
    Да наемете консултантска организация, с която да планирате и да осъществите най-подходящите дейности за постигане на желания резултат.

Да допуснем, че и с трите подхода можете да постигнете желания резултат. Тогава на база на какво ще вземете решение, кой от тях да използвате?

Стъпка 5 Избор на сценарий

След като сте обмислили вероятните сценарии от гледна точка на разходите и възможните положителни и отрицателни ефекти, трябва да направите своя избор. Лошата новина е, че идеален вариант няма. Често дори и даден сценарий да ви изглежда перфектен, то по време на осъществяването му винаги се появяват непредвидени пречки. Затова като правите своя избор, изберете онзи сценарий, който се доближава най-много до желаните от вас резултати и допълнителни ефекти.

И след като сте направили вашия избор, се подгответе да се справите с неочакваните препятствия по време на осъществяването му. Ако сте направили правилния избор вероятността да ги преодолеете по-лесно е много по-голяма.

Стъпка 6 Оценка на постигнатото

В нашият пример след три месеца трябва да бъде направена анкета сред служителите. В случай, че положителните отговори са близо до или над 70% вие сте били наистина ефективни в постигането на целта. Ако искате да сте още по-прецизни в оценката за ефективността си е добре да оцените и ефективността на разходите, чрез които сте постигнали целта. За това е необходимо да сравните планираните разходи с действително направените. В случай, че сте постигнали целта с предвидените разходи или близки до тях, вие сте били ефективни и в планирането им и в контрола на разходите и дейностите при осъществяване на проекта.

За конкретния пример, можете да погледнете и още един аспект, а именно колко устойчив е постигнатият резултат. Това изисква след определен период от време, два-три или повече месеца, да направите още една анкета сред служителите. Ако и тогава постигнете около 70% положителни отговори, значи вашата ефективност при избора на подходящ подход за постигане на целта и реализирането му на практика е наистина много добра, защото имате устойчив резултат.

Източник: Бг бизнес